L’organizzazione delle attività di una piscina è questione complessa, soprattutto per quanto attiene alle scuole nuoto. Il modulo planning piscina, costituisce lo strumento ottimale per dare semplicità alla gestione della complessa organizzazione. La procedura di “configurazione” permette, attraverso la corretta impostazione di tutte le variabili in gioco, la strutturazione dei piani vasca, (planning), secondo i liberi criteri di ogni gestore. Le variabili configurabili in ogni planning sono: le vasche, le corsie, i giorni e gli orari di utilizzo vasche e corsie, l’ora di inizio e di fine, le griglie orari, i servizi coinvolti, il colore dei servizi, gli istruttori, gli orari di disponibilità istruttori. All’interno di ogni planning configurato si possono inserire i corsi attraverso le variabili: ome del corso, data inizio/fine del corso, num. max. iscritti, servizio di appartenenza, livello, fascia d’età, istruttore, giorni e orari, vasca, corsia.

Per ogni corso si inseriscono gli iscritti, con procedura manuale, semiautomatica o automatica. Gli orari di scelta da parte dell’iscritto possono essere vincolati o liberi (un bambino può anche scegliere giorni e orari liberamente). Si possono effettuare preiscrizioni e liste di attesa. E’ disponibile la funzione “rinnovo corso” che permette di duplicare la struttura del planning per periodi futuri in modo velocissimo. In ogni planning è possibile inserire lezioni private, riservare spazi o corsie per eventi occasionali, effettuare zoom per visualizzazioni dettagliate, effettuare ricerche corsi velocissime, modificare in tempo reale la griglia degli orari. Ma soprattutto il planning piscina di Gymgest® è storico. Ciò significa che spostandosi velocemente avanti/indietro nel tempo, con la funzione “cambia settimana”, il planning ci fornisce la vera visualizzazione dei dati dei corsi relativamente alla settimana visualizzata. Ciò significa che se andiamo indietro nel tempo “vedo” la situazione dei corsi e degli iscritti a quel tempo. Ciò significa che posso oggi impostare il planning e i corsi del futuro e accettare prenotazioni e preiscrizioni a quei corsi fin da oggi; preiscrizioni che diverranno valide il giorno di inizio fissato. Dal “planning piscina” si passa direttamente alla gestione, secondo le diverse forme, dell’iscritto. Le due operazioni primarie, il pagamento e l’inserimento nel corso, possono essere effettuate contestualmente o separatamente, sia che si abbia un solo computer alla reception, o più computer di cui uno dedicato al planning. Può essere effettuato prima il pagamento poi l’inserimento nel corso, o viceversa, a seconda della logica operativa adottata. Semplici e veloci le funzioni di cambio corso, cambio livello, prenotazioni ai corsi, sospensioni. Gestire con il software la complessità di un planning piscina, è oggi possibile, grazie a Gymgest®.