Le attività soggette a prenotazione costituiscono talvolta una complessa questione organizzativa. Diventa allora fondamentale avvalersi di una procedura che consenta una operatività semplice e veloce e che automaticamente gestisca i vincoli e le regole a cui le prenotazioni sono soggette. E’ poi strategico che sulle prenotazioni vada ad agire il controllo accessi. La procedura permette la visualizzazione di un piano settimanale, dove per ogni spazio dedicato alle attività (vasche, sale, …, ecc.) sono inseriti negli orari prestabiliti i corsi/agende prenotabili. La grande flessibilità di questa procedura consente per ogni “servizio” la prenotabilità su più agende, e per ogni agenda la prenotabilità da più servizi.

Attraverso la configurazione si definiscono gli spazi planning agende in cui si tengono le attività (vasche, sale, …., ecc.). Si impostano uno o più planning agende con gli orari di inizio/fine, l’intervallo orario di base, e quali spazi vogliamo diponibili in quel planning agende per ogni giorno. Poi si procede all’inserimento delle agende di prenotazione, che potranno essere rese visibili anche su più planning agende. La configurazione di ogni agenda permette di definire il nome e l’identificatore sul planning, date inizio/fine, posti disponibili e posti lista di attesa, i servizi prenotabili, lo scalare alla prenotazione o all’accesso, minimo ore per la disdetta, riaccredito automatico o manuale, il controllo delle disdette fuori tempo, ecc. Si deve poi definire il tipo di prenotazione: obbligatoria o facoltativa, su cui interverrà il controllo accessi con soluzioni diverse. E’ inoltre disponibile una indicazione cromatica che indica “posti liberi”, “posti quasi esauriti”, “posti esauriti”. Vi è poi la gestione del o dei tipi di prenotazione, singola o multipla, da parte di “iscritti” e/o “occasionali”, immediata o in lista di attesa, ecc. La prenotazione è inoltre possibile abilitarla da web, attraverso il modulo e-booking. La parte di analisi permette l’estrazione di statistiche delle prenotazioni da operatore, da web, le disdette in tempo e fuori tempo, l’analisi prenotazioni rispettate/non rispettate.