La moderna gestione di alcuni servizi è basata sulla prenotazione. Diventa quindi strategico possedere un sistema informatico che permetta l’organizzazione dei booking, la flessibilità nella gestione degli stessi ed il controllo delle performaces delle risorse coinvolte, per il supporto alle decisioni di intervento correttivo e proattivo. Attività quali estetica, termarium, solarium, riabilitazione, personal training, spinning, acquagym, acquaspin, ecc. necessitano di strategie di pianificazione nel tempo e nello spazio che non si limitino esclusivamente alla mera annotazione degli appuntamenti. La pianificazione deve rispondere a precise esigenze strutturali ed alla ottimizzazione delle disponibilità del personale oltre che alle desiderata dei clienti. Non secondaria è la necessità della certezza delle prestazioni fornite.

La configurazione dei booking tiene conto, a seconda della tipologia dei servizi a cui è collegato, il numero di attrezzi disponibili, gli orari delle attività, la durata della prenotazione e la sovrapponibilità (trattamenti estetici), il personale disponibile e loro orari di lavoro, gli spazi (box, campi, ambulatori, ecc.) e gli orari di disponibilità, gli orari e giorni di apertura. I vari booking hanno piena libertà di configurazione relativamente alle caratteristiche dei servizi a cui sono dedicati (orari in asse verticale o in asse orizzontale). La visualizzazione può essere settimanale, per operatore, per attrezzatura, per iscritto, per servizio, per reparto, per attrezzatura/reparto, per operatore/reparto. La possibilità di utilizzo di “overbooking” e “last minute” ottimizza lo sfruttamento delle risorse. La totale integrazione tra booking e iscrizioni permette la prenotazione o la pianificazione delle prenotazioni su tutti i tipi di gestione (a tempo, a ingressi scalare/salire, a denaro scalare/salire, ecc.) con effetto immediato all’atto della prenotazione sull’iscrizione, o successivo mediante il controllo accessi, sulla base del tipo di gestione scelta dal cliente in fase di acquisto . L’integrazione con i vari tipi di lettori di tessere o proxy rende flessibilissima la gestione della fruizione dei servizi prenotati, fino all’azionamento automatico delle apparecchiature prenotate (solarium, ecc.). Con l’autoprenotazione attraverso totem con touch screen o via internet con l’e-booking si completa l’integrazione del booking con il cliente. Sofisticata l’analisi dei dati di utilizzo delle risorse (servizi, macchine, personale, ecc.) e la capacità di controllo della redditività degli stessi, per dare al manager la capacità di capire l’andamento dei fenomeni aziendali.